Elvy

Elvy is een slim en betaalbaar softwarepakket, dat uw inkomende documentstroom digitaliseert. Met andere woorden: het zorgt ervoor dat gescande documenten op de juiste plek in de juiste database terechtkomen. Een mooi voorbeeld: Elvy herkent facturen, boekt ze automatisch in en archiveert ze bijvoorbeeld in Exact. Het pakket is eenvoudig te installeren, is apparaatonafhankelijk en communiceert probleemloos met Exact Software.

Voorbeeld van Exact Software gebruik

Elvy biedt bij koppeling met Exact software de volgende functies voor verwerking van documenten:

• Verwerking achteraf: Elvy kan veel verschillende soorten documenten verwerken. Het verwerken van pakbonnen heeft als voordeel dat u klanten die twijfelen of goederen daadwerkelijk zijn afgeleverd direct het bewijs ervan kunt leveren. Als u er voor zorgt dat de ondertekende pakbonnen bij retourontvangst allemaal ingescand worden zal er dus nooit meer een pakbon ontbreken en voorkomt u een discussie over de levering. In de praktijk komt het wel eens voor dat een pakbon uit uw archief gehaald wordt voor een controle en vervolgens verdwijnt omdat deze 'per ongeluk' in de prullenbak eindigt of in de verkeerde map wordt teruggeplaatst. Ook het niet correct retourneren van deze documenten kan ervoor zorgen dat de zoektocht binnen het bedrijf naar de pakbon oneindig word.

• Algemene functionaliteit: Het koppelen van algemene documenten kan uw bedrijf veel voordelen opleveren. Het is bijvoorbeeld wettelijk verplicht dat u beschikt over een geldig kopie legitimatie van uw medewerkers. De inhoud van het personeelsdossier met daarin kopie van paspoort of ID kaart, arbeidsovereenkomsten en andere documenten kunt u veilig in Exact opslaan. U kunt in Exact gemakkelijk regelen wie er toegang heeft tot welke gegevens. Hierdoor wordt het eenvoudig om te voldoen aan de wet voor registratie van persoonsgegevens en kunt u eenvoudig controleren of de dossiers compleet en actueel zijn. Bijkomend voordeel is dat gegevens uit de dossiers niet meer 'per ongeluk' kunnen verdwijnen.

• Volautomatische verwerking: Bij volautomatische verwerking verwerkt Elvy facturen zonder tussenkomst van de gebruiker en boekt Elvy deze in Exact via de module XML financieel van Exact. Zaken die automatisch herkend worden zijn:
  • Crediteur, herkenning aan de hand van:
    • Bankrekeningnummers
    • Telefoonnummer
    • Faxnummer
    • Kamer van Koophandel nummer
    • BTW Nummer
  • Factuurnummer (eventueel Ordernummer als terugval)
  • Factuurdatum (uitval naar normale data)
  • Bedragen (indien mogelijk)
  • Acceptgiro herkenning voor
    • Bedragen
    • Bankrekeningnummer
    • Betalingsreferentie

N.B. Andere oplossingen herkennen facturen via "template's" of "logo's". Dat lijkt initieel snel te werken, maar naar mate de hoeveelheid "template's" of "logo's" toeneemt wordt de software trager. Elvy gebruik voor het herkennen de wettelijke verplichte factuurgegevens. Daardoor is Elvy altijd snel.