Multi Ratio

“Itenz maakt waar, wat anderen beloven”

Multi Ratio is op vele fronten actief: verkoop van kantoormeubilair (nieuw en gebruikt) en kantoorartikelen, verhuur & verkoop van kantoormachines plus de verkoop van magazijninrichtingen. “Onze omvangrijke en complexe database is dankzij Itenz weer up-to-date.”

23000 kantoorartikelen, 22000 meubelen en onderdelen plus nog 7000 andere artikelen. Multi Ratio zocht een ervaren automatiseringspartner om het aan Exact gelieerde softwarepakket Grote Beer te migreren van DOS naar Windows. “Drie jaar geleden zijn we begonnen met het overzetten, maar dat traject liep vast”, vertelt algemeen controller Marc Geverink. In 2008 heeft Itenz-consultant Marc van der Linden de migratie nieuw leven ingeblazen. Met succes.

Marc Geverink: “Itenz maakt waar, wat anderen beloven.” Niet alleen op technisch gebied is een slag gemaakt, ook kan nu de database veel intelligenter worden ingezet en heeft de organisatie aan kracht gewonnen. Eén van de belangrijke wapenfeiten is de registratie van zogenaamde ‘variantartikelen’. “Als een klant een bureaustoel in een bepaalde configuratie bestelt, dan ziet het systeem nu welke losse onderdelen nodig zijn om precies tot die bureaustoel te komen; met de juiste armleggers, wielen en kleurstelling.”

Samen met Multi Ratio heeft Itenz de software zodanig ingericht, dat een minimum aan maatwerk nodig was. “Alles is ingericht naar onze wens, waarbij een gezonde discussie mogelijk was over de inrichting. Het resulteerde veelal in creatieve en effectieve oplossingen.”

Tijdens het traject dienden zich nog enkele onverwachte uitdagingen aan. Als gevolg van ziekte kwam Multi Ratio opeens zonder hoofd boekhouding te zitten, juist in de periode dat het nieuwe systeem in productie werd genomen. “We zaten wel even met de handen in het haar, maar de kennis van administraties bij Marc en de inzet en saamhorigheid van alle teamleden en werknemers bij Multi Ratio heeft ons er doorheen gesleept.”

Het succesvol inzetten van de efficiencyslag ging in prettige samenwerking. Zeer belangrijk, vinden ze bij Multi Ratio. “De sfeer binnen ons bedrijf is los en informeel. Marc voelde dat gelukkig goed aan. In alle serieuze werkzaamheden was ook plaats voor een geintje op z’n tijd.”

Itenz heeft in een breder perspectief ook bijgedragen aan het optimaliseren van de organisatie. Alle werkzaamheden en procedures binnen Multi Ratio zijn vastgelegd in processen, procedures en werkinstructies. Marc Geverink: “Met het oog op de toekomst is het belangrijk dat je blijft professionaliseren en blijft werken aan het verbeteren van de efficiency.”